Préparer un cahier des charges pour son stand d’exposition

Si la rédaction d’un cahier des charges peut parfois être perçue comme une tâche rebutante, elle n’en reste pas moins un point de départ quasi-indispensable à la réussite d’un salon et à la conception du futur stand.

Établir un cahier des charges permet à votre prestataire d’évaluer au mieux vos besoins et d’être ainsi en mesure de proposer un stand répondant parfaitement à vos attentes tant en termes d’image de marque que d’objectifs commerciaux. Le cahier des charges nécessite donc d’être parfaitement préparé en y intégrant plusieurs points essentiels à sa bonne rédaction.

 

1) Présentation de l’entreprise

Le cahier des charges doit impérativement démarrer par la présentation de l’entreprise exposante. Celle-ci permet en effet au standiste de bien cerner qui est l’entreprise, dans quel secteur elle évolue, quel est son historique, quelles sont ses valeurs ou encore l’image qu’elle véhicule.

Cette première partie doit donc mentionner les éléments suivants :

  • La présentation du domaine d’activité et du marché de la société
  • Le portrait de l’entreprise: date de création, nombre d’employés, image de marque, notoriété actuelle, etc.
  • La description de l’offre de l’entreprise : vend-elle des produits ou des services ? quels sont ses objectifs à travers son offre ?
  • Une liste de cinq à dix mots-clés évoquant les valeurs de la société : celle-ci peut permettre au prestataire de bien comprendre le message que souhaite communiquer l’entreprise.

 

2) Le contexte de la participation à un salon

Afin que le prestataire puisse comprendre au mieux le contexte dans lequel l’entreprise participe au salon, il est essentiel de pouvoir communiquer à celui-ci un maximum d’informations. Celles-ci lui permettront notamment de proposer un stand en adéquation avec vos attentes vis-à-vis du salon.

Cette deuxième partie du cahier des charges doit inclure les éléments suivants :

  • Le type de salon auquel souhaite participer l’entreprise.
  • Les salons auxquels celle-ci a déjà participé par le passé. Ne pas hésiter à joindre des visuels des éditions précédentes si vous en possédez.
  • Le profil des visiteurs attendus : sont-ils des professionnels ou des particuliers ? Qu’attendent-ils de leur venue sur le salon ?
  • Les objectifs détaillés de la participation au salon : se faire connaitre, vendre, communiquer sur un nouveau produit ou service, améliorer sa notoriété, ou encore se démarquer de ses concurrents.
  • La solution souhaitée entre achat et location de stand: si louer un stand est moins contraignant en matière de stockage, de délai et de budget, la marge de personnalisation est en revanche moins importante. Encore une fois, cette mention permet au prestataire de pouvoir proposer le stand le plus pertinent en fonction de vos besoins.

Parce que les choix faits par le prestataire en matière de réalisation d’un stand dépendront bien des objectifs fixés de la participation à un salon, il est primordial que celui-ci comprenne parfaitement pourquoi l’entreprise souhaite y participer, mais également ce que celle-ci attend en retour de son investissement sur cet événement.

Préparer un cahier des charges pour son stand d’exposition

 

3) Descriptions et caractéristiques du stand souhaité

Cette partie du cahier des charges permet de décrire dans le détail l’ensemble des spécificités liées à la conception du stand. Il est important d’être le plus précis et le plus exhaustif possible sur la perception du stand souhaité par l’entreprise.

Ainsi, apporter un maximum d’éléments au prestataire vous garantit de disposer d’un stand fidèle à vos attentes et parfaitement adapté à vos objectifs. Cette étape du cahier des charges doit mentionner les besoins, les exigences mais également les contraintes pouvant exister autour de la création du futur stand.

Nous vous conseillons de séparer cette partie en différentes rubriques afin de bien la structurer et ainsi s’assurer d’aborder tous les éléments indispensables.

 

·         Les contraintes techniques

Pour rédiger cette partie essentielle au cahier des charges, il est utile de se reporter au règlement du salon en question. Les organisateurs imposent en effet souvent des règles particulières autour des points suivants :

  • la hauteur maximale des cloisons ;
  • l’utilisation du plafond ou de signalétique suspendue ;
  • la superficie ;
  • les dimensions ;
  • la disposition du stand (en ligne, en angle, ouvert sur une ou deux allées, en îlot, etc.).

Faire mention de toutes ces contraintes techniques vous assure ainsi d’avoir un stand répondant bien aux normes imposées par le salon.

 

·         L’ambiance

Cette partie du cahier des charges permet de décrire l’ambiance et le style souhaités afin que le standiste puisse définir quel type de stand sera le plus adapté. En effet, en lien étroit avec les objectifs précédemment définis, l’ambiance et le style souhaité aura bien un réel impact sur le choix du stand proposé.

Il est ainsi fortement recommandé d’intégrer les éléments suivants dans cette sous-partie :

  • La manière dont les visiteurs vont investir le stand: souhaitez-vous que les visiteurs restent longtemps sur votre stand, ou au contraire qu’ils ne fassent qu’y passer pour y récupérer une documentation par exemple ?
  • L’image souhaitée : jeune, classique, professionnelle, fun, ou encore innovante, l’image que doivent renvoyer votre entreprise et votre stand sur le salon est très important à définir en amont de la réalisation de celui-ci.

Les réponses à ces questions permettent au standiste de savoir quel type de stand est le plus adapté à vos besoins.

Préparer un cahier des charges pour son stand d’exposition

·         L’aménagement du stand

Cette partie doit vous permettre de faire mention de toutes vos exigences et de l’intégralité de vos besoins en termes d’aménagement sur le stand. Encore une fois, cela permet au prestataire de s’assurer de proposer un stand qui correspond à vos attentes.

C’est alors l’occasion d’y intégrer les éléments suivants :

  • les préférences en matière de mobilier ;
  • les solutions d’éclairage souhaitées ;
  • les revêtements de sol ;
  • la présence d’un espace de stockage, si nécessaire ;
  • les accessoires que vous souhaitez impérativement retrouver sur le stand : machine à café, micro-ondes ou même réfrigérateur sont autant d’éléments à prévoir dans la réalisation d’un stand.

Enfin, notez que l’entreprise peut tout à fait fournir d’elle-même un plan du stand si celle-ci possède une idée précise du stand désiré. Cela est ainsi l’occasion d’y indiquer les différentes zones d’accueil, de démonstration et de négociation nécessaires.

 

·         Habillage graphique et design

Cette partie du cahier des charges donne l’occasion de pouvoir citer les exigences graphiques et visuelles. L’aspect graphique et le design d’un stand doivent avant tout refléter l’image de l’entreprise exposante.

Plusieurs éléments à intégrer au sein de cette sous-partie permettent d’exprimer ses attentes :

  • Des exemples de stand vus et appréciés : intégrer plusieurs exemples permet de guider le prestataire sur les préférences en termes de visuels.
  • La charte graphique de l’entreprise en indiquant ses composantes.
  • Les visuels de l’entreprise à intégrer, si existants.
  • Le nombre et le type d’éléments de signalétique à intégrer au stand : totems, kakémonos, panneaux suspendus sur cloison, etc.

Exprimer vos préférences et exigences le plus précisément possible en matière de graphisme et de design offre au standiste la possibilité de concevoir un stand répondant parfaitement à vos goûts tout en tenant compte des contraintes marketing pouvant être imposées.

 

·         Le budget

Dans la mesure du possible, n’hésitez pas à indiquer l’enveloppe budgétaire dont vous disposez. En effet, ces informations sont utiles pour diriger dès le départ le prestataire sur les éléments ou matériaux à privilégier, car économiques, ou à proscrire en raison de leur coût élevé, les configurations possibles en fonction du rendu souhaité, etc. Cela vous fera gagner au final un temps précieux en recevant rapidement une offre adaptée à la fois à vos besoins, à votre demande et à votre budget.

La préparation et la rédaction d’un cahier des charges sont des étapes fréquemment négligées ou trop rapidement élaborées. Celles-ci sont pourtant bien le socle indispensable à la totale réussite d’un projet de stand d’exposition. Cela permet au final de disposer d’un stand reflétant les valeurs de la marque et répondant aux objectifs commerciaux établis.

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